Ganar tiempo es cada día más importante para aprovecharlo. ¿Estamos lográndolo?
Hace unos días un amigo me comentaba que desde que en su empresa comenzaron a hacer videoconferencias para evitar tener que desplazarse se usa mucho más tiempo en reuniones que antes.
Es un principio bien conocido. Un ejemplo: Mientras más rápida es nuestra Internet, más tiempo pasamos buscando la información.
Los que vivimos el tiempo del dial-Up sabemos lo que es tratar de encontrar algo en la red y cansarse de esperar. Al obtener la información salíamos corriendo a terminar el trabajo que nos llevó a la pesquisa. Ahora entramos con velocidades impensables y pasamos más tiempo para llegar a la conclusión.
Por tener más velocidad continuamos en la búsqueda y vamos de un enlace a otro y al final nos encontramos viendo páginas de informaciones que no eran relevantes para el trabajo que queríamos terminar. Lo mismo en las reuniones.
Las reuniones son el invento más improductivo existente. Solo los que no pueden asistir no pierden el tiempo.
Lamentablemente alguien vendió la idea de que debemos reunirnos para lograr más y no está lejos de la realidad: Lo que no nos dijeron es que no es proporcional ni siquiera es directamente proporcional. Para que las reuniones sean de valor tienen que ser asertivas. Nos dijeron que hay que reunirse, pero pocos aprendieron a hacer reuniones asertivas. El tema lo trato por extenso en mi método de manejo del tiempo, que está en mi libro: ¿No tienes tiempo?
Veo proliferar algo muy peligroso para la productividad: Los jefes que tienen jefes que a su vez tienen jefes y aún más arriba hay jefes de esos jefes. En conclusión, estructuras verticales donde muchos tienen funciones de supervisar supervisores, que a su vez trabajo es supervisar.
¿Quién hace el trabajo entonces? Para qué se lo cuento… aquel que tiene que pasarse los días haciendo reportes para los supervisores, y los supervisores de los supervisores, etc. Y asistiendo a reuniones.
Entonces llega la modernidad y nos trae las videoconferencias… Un gran método de ahorrar tiempo. En vez de desplazarnos podemos resolverlo con una pantalla, bocinas y un micrófono.
Escuché que los asistentes ponen los micrófonos en estado de silencio y están atentos a que mencionen su nombre. En ese momento se dice: Parece que la conexión no está muy buena, ¿me podrían repetir la pregunta? Hace un tiempo leí que un programador hizo un programa que dice esta frase automáticamente cuando escucha el nombre.
Hoy hacemos más reuniones porque tenemos la posibilidad de evitar perder tiempo en desplazarnos. Una paradoja de la que quisiera escapar.
La mejor reunión hoy es la que se suspende. Y es que está demostrado científicamente que la productividad de una reunión baja con el aumento de los participantes.
Todo lo que se puede informar en reuniones se debe hacer a través de las letras… o hasta podríamos grabar un audio y enviarlo… ¿Pero para qué? Si todo está escrito, en reportes que escupen las máquinas.
La mala realidad es que la mayoría de las reuniones de las empresas se hacen para alguien exponer que tiene algo que mostrar… o sea, para venderse. En ocasiones quiere mostrar su poder, o sea, que los demás reconozcan que es quien manda. O en ocasiones necesita conseguir algo.
En conclusión: Solo las buenas reuniones son productivas. Ellas son cortas y todos salen felices. Hacerlas asertivas conlleva saberlas hacer.
FRASE DE LA SEMANA
“Motivar no se hace con emociones, sino proveyendo herramientas que ayuden a lograr resultados”
Consultor, Conferencista, Coach y Escritor
