MI TELÉFONO TRABAJA PARA MÍ

Diego SosaUncategorizedLeave a Comment

El tiempo es un recurso no renovable; cada día es más difícil tener tiempo suficiente para dedicarlo a todas las actividades que quisiéramos realizar. Tenemos obligaciones, y ellas se llevan gran parte de nuestro tiempo. Cada día tiene 24 horas y así será por mucho tiempo más.
Tenemos fuentes que se alimentan de nuestro tiempo… debemos controlarlas al máximo, de lo contrario, estaremos estresados y no podremos disfrutar de lo que realmente nos hace felices, ni podremos realizar nuestras funciones de una manera eficiente y eficaz (bien hechas y con pocos recursos).

Hoy me quiero referir a uno de los mayores ladrones: El teléfono… fuente inagotable de desperdicio de tiempo. Comencemos con las llamadas telefónicas:

Si quiere o tiene que llamar a alguien, sea consciente de lo que vale su tiempo y el de los demás.

• Antes de llamar, identifique el motivo de la llamada. Piense todo lo que necesita y haga una lista. Cuando realice la llamada siga, su lista hasta terminarla.

• Piense si sería más rápido o efectivo el envío de un correo electrónico. Sí, muchas cosas que se dicen deben quedar por escrito… entonces, hágalo la primera vez. Si me dice que no tiene tiempo para hacerlo, le diré que no tiene tiempo porque trata sus tareas de esa manera, o sea, hacer algo provisionalmente es duplicar el trabajo.

• Piense si es el momento adecuado para llamar, o si le llevaría menos tiempo una comunicación por correo–e. Hay cosas que requieren una respuesta inmediata, otras no. También hay personas que devuelven eficientemente sus correos, téngalos en cuenta; para el resto, la llamada es esencial.

• Después de su cordial saludo, haga su introducción, o sea, diga el motivo de su llamada; de inmediato, comience a perseguir los objetivos que se planteó.

• Si se le ocurre algo nuevo mientras conversa, anótelo, pero no desvíe la atención del tema que está tratando.

• Nunca cambie el tema antes de cerrarlo, de lo contrario, quedará inconcluso y le llevará mucho tiempo volverlo a tratar.

• Cuando tenga sus objetivos cubiertos no retrase más el final de la llamada, despídase cordialmente y prosiga con sus próximas tareas… el día sólo tiene 24 horas.

Si alguien lo llama:

• Después del saludo cordial, pregunte el motivo de la llamada: “¿Para qué podría serle útil?” Las personas que quieren algo de nosotros tienden a dar muchas vueltas para preguntar. Haga que ellos estructuren su llamada haciéndoles preguntas puntuales.

• No tema en preguntar lo que en realidad quieren: “¿Qué necesita de nosotros?”.

• No deje que se abran varios temas a la vez, regrese siempre al tema de inicio hasta que se concluya.

• Sepa terminar. Despídase cordialmente y cierre la llamada: “¿Tiene alguna pregunta o necesidad más? Tengo una persona esperando (o una llamada, reunión o salida)”. “Cualquier otra necesidad que podamos cubrirle no dude en comunicarse, muchas gracias por llamarnos. Hasta la próxima”. El cierre es lo más temido, pero si tiene su discurso preparado, no le temerá a escucharse mal educado. Si no sabe terminar la llamada, desperdiciará minutos en cada llamada, lo que puede significar horas al final del día.

Los teléfonos inteligentes:

• Dedicarle horas al Facebook, al Twitter y al MSN es algo que puede divertir, pero si se queja de la brevedad del tiempo, entonces ya sabe dónde conseguirá ese preciado recurso.

• Las redes sociales se visitan a su debido tiempo y con tiempo límite.

• Desactive las alarmas que le avisan cada vez que alguien le habla, le envía un mensaje o le llega un correo. Si interrumpe lo que está haciendo, le aseguro que necesitará tiempo para volver a concentrarse. No importa que no lea lo que le enviaron, la preocupación de que algo le está esperando, le quitará concentración y su trabajo no saldrá ni en el menor tiempo, ni con la mejor calidad. Eso puede convertirse en errores que le harán repetir el trabajo, o se creará lo que algunos llaman interrupciones.

• Lea los mensajes sólo cuando pueda asignar tiempo para responderlos. Si los lee y no los contesta, le aseguro que para responderlos tendrá que leerlos nuevamente, lo que duplica el tiempo utilizado en el mensaje.

• Tenga bien separado lo que es trabajo y placer. Además, no envíe todo a todos; tenemos un diluvio de informaciones, eso hace que leamos mucha inservible y perdamos mucha importante.

El teléfono es como el martillo, puede servir para construir o para destruir. No permita que él lo convierta en su esclavo.

Este tema está ampliado en mi libro:

–¿No Tienes Tiempo?

Hasta la próxima entrega.

FRASE DE LA SEMANA

“Nunca seré víctima de mi teléfono; yo fui quien decidió darle trabajo a él.”

Diego A. Sosa

Coach, Consultor, Escritor y Conferencista dominicano

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